Dat de kwaliteit van de financiële administratie voor veel onderwijsorganisaties een bron van zorg en ergernis is wijten 20/20 vision Europe B.V. en Infinite Financieel B.V. aan de kwaliteit van het administratiekantoor of de eigen administratieve unit.

Laatst genoemd bedrijf helpt en adviseert onderwijsinstellingen om meer grip te krijgen op hun interne organisatie. In het onderzoek dat Rick de Wit (Infinite) gedaan heeft binnen het voorgezet en primair onderwijs kwamen de volgende opmerkelijke conclusies naar boven.

Insourcen in voortgezet onderwijs historisch bepaald

Het voortgezet onderwijs voert de administratie in meerderheid in eigen beheer (het zogenaamde insourcen), alleen de technische salarisadministratie is door een flink aantal instellingen uitbesteed (outsourcen). Het feit dat de VO-sector de financiële en personeelsadministratie veelal in eigen beheer voert, is sterk historisch bepaald. Deze sector kende al voor de invoering van lumpsum een relatief forse bekostiging voor administratie. Financiële specialisten die na een aantal jaren in het bedrijfsleven werkzaam te zijn geweest in het onderwijs aan de slag gaan, verbazen zich over het gebrek aan kwaliteit, efficiëntie en tijdigheid van de administratie en over de beperkte mate waarin managementinformatie beschikbaar is. Dit beeld wordt bevestigd door deskundigen die regelmatig jaarrekeningen uit het voortgezet onderwijs onder ogen krijgen. Het probleem speelt vooral en al geruime tijd bij de ruim tachtig procent besturen in het voortgezet onderwijs met één of enkele scholen. Zelf doen is dus op zich geen garantie voor kwaliteit en efficiëntie. Slecht presteren door een interne administratieve unit wordt veel langer getolereerd, dan slecht presteren door een administratiekantoor.

Primair onderwijs zoekt, dwaalt en vindt

Het primair onderwijs kent in vergelijking met het voortgezet onderwijs relatief veel middelgrote en grote schoolbesturen. Met name in deze categorie bezint men zich op de wijze waarop de administratie in de komende jaren moet worden gevoerd. Er is veel beweging in deze markt. Sommige instellingen hebben in vier jaar tijd drie administratiekantoren versleten, om vervolgens vanuit een negatieve afweging te kiezen voor insourcen.
Van de dertienhonderd schoolbesturen in het primair onderwijs voeren enkele tientallen organisaties de administratie volledig in eigen beheer. Een analyse van de ervaringen van deze zelfdoeners levert belangrijke informatie op. In veel gevallen wist men vooraf, zo stelt men, niet goed waar men aan begon. Dit betekent dat er onverwachte problemen ontstonden of dat het gewenste resultaat pas na enkele jaren werd bereikt. Maar breed leeft dat de inspanningen wél de moeite waard zijn. Uiteindelijk ontstaat er meer grip op de administratie en meer kwaliteit. De wijze waarop men de administratieve unit heeft ingericht loopt sterk uiteen en daarmee ook de kosten, die variëren van Euro 260,- tot meer dan Euro 550,- per medewerker. Lang niet alle organisaties slagen er dus in het insourcen efficiënt te organiseren. De éénmalige kosten die samenhangen met insourcen bedragen, afhankelijk van de omvang van de organisatie, minimaal enkele tienduizenden euro’s (conversie, inrichting, opleiding). Bij insourcen blijkt dat het opleidingsniveau en de salariëring van de medewerkers substantieel hoger liggen dan gebruikelijk bij een onderwijsadministratiekantoor. De tevredenheid op de langere termijn is onder andere afhankelijk van de mate waarin men met personeelsverloop van het administratiekantoor werd geconfronteerd. Ook hele andere overwegingen kunnen een rol spelen, daarom kiezen hele grote onderwijsinstellingen soms zeer bewust voor outsourcen. Bijvoorbeeld omdat men alle energie wil richten op het primaire proces of geen zorgen wil hebben over de continuïteit van de administratie.

Wat is goed voor u!

Voor het overgrote deel van de schoolbesturen in het primair onderwijs is zelf doen, alleen al gezien de omvang, überhaupt geen issue. Mogelijk kunnen zij een deel van de werkzaamheden zelf uitvoeren met behulp van het systeem van het administratiekantoor. Deze vorm van dienstverlening staat echter nog in de kinderschoenen. Heel veel schoolbesturen hebben dus vooral baat bij het verbeteren en professionaliseren van de relatie met het administratiekantoor. Aspecten die in zo’n professionaliseringstraject onder meer aan de orde moeten komen zijn: het strategisch aspect van de relatie met het administratiekantoor, het opleidingsniveau van de medewerkers van het kantoor, resultaatafspraken en boeteclausule, geïntegreerde financiële en personele informatie, kwaliteitseisen, de prijs en wederzijdse regievoering.

Een kant en klaar recept voor een tijdige en kwalitatief goede administratie is niet te geven. Maar op basis van kengetallen, ervaringen van anderen, en vooral een heldere eigen visie kunnen keuzes worden gemaakt voor de juiste beslissing. 20/20 vision wil u hierbij graag helpen!