"De bewustwording van de status van facturen is vergroot"
Als marktleider in Nederland op het gebied van vloerverwarming heb je te maken met een grote papierwinkel. Daar wilde men verandering in brengen bij WTH in Dordrecht. Applicatie beheerder Dennis van Oostenrijk is daarom enthousiast over de keuze voor 20/20 vision: ‘Facturen slingerden overal, maar sinds 2007 zijn ze volledig traceerbaar door de software van 20/20 vision. Door het digitale archief hebben we meteen inzicht. De procedures zijn helder en de medewerkers zijn zich veel meer bewust geworden van de status van facturen. Een grote winst.’
De administratie wordt bijgehouden op ons kantoor in Dordrecht waar de financiële administratie uit zeven medewerkers bestaat. Medio 2007 werd 20/20 vision geïnstalleerd. Dennis van Oostenrijk weet het nog goed: ‘We wilden af van het papierwerk. Bovendien wilden we het coderen van facturen vereenvoudigen. Door de OCR (optische herkenning) wordt meteen gescand wat de factuurdatum is, de leverdatum, het bedrag, de betaaldatum en dergelijke. Facturen gaan meteen het digitale archief in dus ze zijn nu altijd traceerbaar.’
Lees hier meer over WTH Vloerverwarming
Lees hier meer over oplossingen van 20/20 vision
"De snelheid in de procedures is enorm verhoogd"
‘Als de factuur binnen is, wordt hij gescand en meteen intern doorgestuurd. Doordat de applicatie web-based is kunnen budgethouders, die vaak onderweg zijn, nu ook thuis hun facturen beoordelen en goedkeuren. Facturen blijven niet meer onnodig lang liggen’, aldus Van Oostenrijk.
Snellere rapportage
Gevolg van de hogere omloopsnelheid van factuurverwerking is dat ook de maandafsluiting en rapportage sneller gerealiseerd zijn: ‘We weten precies wat er uitstaat en kunnen dat vanuit onze grootboekrekeningen in één keer meenemen. Vanuit ons digitale archief hebben we meteen inzicht en kunnen we heel gemakkelijk lijsten en rapporten selecteren en sorteren’, zo legt Van Oostenrijk uit. Hij is tevens erg tevreden over de hulp en adviezen van 20/20 vision: ‘De implementatie is heel erg goed gegaan. We hebben drie maanden gemiddeld 2 dagen per week een consultant in huis gehad. Hij hielp ons bij het vaststellen van de procedures en mandaten. We konden eigenlijk meteen daarna aan de slag met het pakket. Bij de helpdesk heb je nooit wachttijden en word je meteen geholpen. 20/20 vision is een voorbeeld van de digitale toekomst. Een aanrader voor iedereen.’