Toen Frank Baeten bij ROC Leiden begon als Hoofd Administratie waren er nogal wat knelpunten ten aanzien van de inkoopfacturen. ‘Veelal wordt financiën binnen het onderwijs niet als een primair proces ervaren. Investeringen in software op dat gebied zijn dan ook vaker uitzondering dan regel. Ik had echter al ervaringen met scanoplossingen uit een eerdere werkervaring. Ik wist zeker dat een dergelijke toepassing ook voor ROC Leiden van nut zou kunnen zijn’.
ROC Leiden is het Regionaal Opleidingen Centrum voor middelbaar beroepsonderwijs (MBO) en educatie, gevestigd te Leiden. Het ROC beschikt over meer dan 200 beroeps opleidingen plus opleidingen en cursussen voor volwassenen- educatie en Taalschool.
Meer informatie over ROC Leiden
Meer informatie over factuurverwerking in het onderwijs
Meer informatie over factuurverwerking met 20/20 vision
Introductie inkoop factuurverwerking
Frank Baeten introduceerde 20/20 vision voor het digitale inkoopfactuur verwerkingsproces: ‘Na de demonstratie van het pakket volgde de interne discussie of een dergelijke toepassing wel past binnen ROC Leiden. De verandering en de investering vormden een twijfelpunt. Maar niet uitgeven is niet altijd (be)sparen. Ik was vasthoudend in mijn visie dat een dergelijke toepassing zeker zijn nut zou hebben’. Begin 2004 werd het systeem officieel in gebruik genomen. ‘Inmiddels werken binnen ROC Leiden 105 gebruikers dagelijks naar volle tevredenheid met 20/20 vision.’
Transparantie verbeterd
‘Door de inzet van 20/20 vision is de verwerkingssnelheid van de inkoopfacturen aanzienlijk verhoogd, de transparantie sterk verbeterd en wordt er efficiënter gewerkt op de crediteurenadministratie. Dit betekent dat we ook de tweede fase kunnen ingaan, namelijk het inzetten van de inkoopmanagement functionaliteit van 20/20 vision’, aldus Frank Baeten. Het motto van ROC Leiden is resultaatgericht denken. De financiële administratie is geautomatiseerd met software van Coda. Baeten: ‘De koppeling tussen het financiële systeem en 20/20 vision is prima verlopen. We hebben veel knelpunten uit het verleden kunnen oplossen. De grote stroom intern postverkeer is bijna gereduceerd tot nul. De software van 20/20 vision heeft ons daar geweldig bij geholpen’.