Alles onder controle bij de overheid?

Online dienstverlening is bij de overheid in hogere mate beschikbaar en bereikbaar. E-dienstverlening is een belangrijk speerpunt voor veel overheidsorganisaties. Ook e-facturatie is daarbij belangrijk. In 2014 wil de rijksoverheid 80 procent van alle facturen elektronisch ontvangen. Voorbeelden zijn:

• UWV Werkbedrijf: accepteert alleen nog maar elektronische facturen;
• Belastingdienst: voert samen met de uitzendbureaus elektronische facturen en urenbriefjes in voor uitzendkrachten.

Om het gebruik van e-facturen te bevorderen, heeft de fiscus de regels voor e-facturatie versoepeld. Hierdoor kunnen ondernemers gemakkelijker hun e-facturen sturen aan de overheid. Als overheidsinstelling is de kans dus groot dat u steeds meer elektronische facturen zal ontvangen. Wat gaat u daarmee doen? Uitprinten of digitaal verwerken?

Digipoort - e-facturen ontvangen

Digipoort is de online brievenbus voor elektronische facturen aan de overheid. 20/20 vision heeft een directe koppeling met Digipoort, waardoor facturen die via digipoort worden ontvangen digitaal kunnen worden verwerkt.

Inkoopprocedures

Voordat er een factuur wordt ontvangen moet er eerst een bestelling worden gedaan bij een leverancier. Overheidsinstellingen hebben veelal verplichte en vastomlijnde inkoopprocedures om de rechtmatigheid van inkopen te borgen. Boven bepaalde bedragen moeten twee of meer offertes aangevraagd worden. Bij de in ontvangst name geeft de werknemer vervolgens een verklaring af. Het is verplicht hieraan een document te koppelen, bijvoorbeeld de pakbon. Deze procedures kunnen een hoge lastendruk tot gevolg hebben. 20/20 vision heeft ervaring met het terugbrengen van de lastendruk terwijl er toch wordt voldaan aan alle (verplichte) inkoopprocedures. Bij Agentschap NL heeft 20/20 vision de administratieve lastendruk aanzienlijk kunnen verlagen.

Betalen binnen 30 dagen

Het Rijk en het bedrijfsleven hebben afspraken gemaakt over een wettelijke betalingstermijn, zodat ondernemers hun geld sneller hebben. Er is afgesproken dat overheidsinstellingen binnen 30 dagen betalen. Dit blijkt voor veel instellingen een uitdaging. Onze ervaring leert echter dat een betalingstermijn van 20 dagen haalbaar is binnen de overheid na implementatie van 20/20 vision.

Onderzoeken hebben bovendien aangetoond dat er op korte termijn veel geld valt te verdienen met de eerste stappen van geautomatiseerde factuurverwerking. Realisatie is eenvoudig en directe besparingen van € 8 tot € 13 per factuur zijn realistisch. En die besparing wordt grotendeels behaald door het elimineren van tijdrovende en vaak overbodige werkzaamheden, zoals het dubbel invoeren van gegevens en het handmatig bewaken van de voortgang.

20/20 vision voor de overheid

20/20 vision heeft veel ervaring binnen de overheid. 20/20 vision is dan ook uw professionele partner op het gebied van procedures en controleprocessen. Dankzij onze achtergrond als leverancier van verschillende ERP-systemen voor marktleiders beschikt 20/20 vision over gedegen kennis van financiële, administratieve en logistieke bedrijfsprocessen. De software van 20/20 vision is speciaal ontwikkeld om de informatievoorziening van uw huidige systeem te optimaliseren en integreren. Bovendien beschikt 20/20 vision over een directe koppeling met Digipoort. Met 20/20 vision heeft u als verantwoordelijke bij de overheid een scherpe visie op het proces van budget tot betaling.