Om de invoering van elektronisch factureren een impuls te geven eist de overheid elektronische facturen van haar leveranciers. De overheid wil in 2010 tien procent van de facturen elektronisch ontvangen, dat staat gelijk aan 3.6 miljoen facturen, aldus staatssecretaris van Economische Zaken Heemskerk. Dit streven zal de huidige trend richting elektronisch factureren alleen maar versnellen. Veel bedrijven zullen in de nabije toekomst overstappen van papieren facturen naar elektronische facturen, gezien de vele voordelen die de elektronische factuur biedt.

20/20 vision is een software-oplossing die de financieel administratieve afhandeling van het procurement proces optimaliseert, van budget en plan tot opdracht, factuur en betaling. De oplossing kost geen geld extra maar bespaart juist kosten. Met de procurement oplossing van 20/20 vision kunnen bedrijven optimaal profiteren van de ontvangst van elektronische facturen. Om de invoering van elektronische facturen te versnellen en makkelijk te maken heeft 20/20 vision de nieuwe en flexibele [e]Invoicing module voor het B2B segment ontwikkelt voor het versturen van elektronische facturen.

Introductie van [e]Invoicing
De [e]Invoicing module wordt door 20/20 vision Europe B.V. gelanceerd op het factuurcongres 2008, op 21 mei. In een aantal eenvoudige stappen kan in het financiële systeem aangegeven worden voor welke debiteuren elektronische facturen aangemaakt moeten worden, welke gegevens omgezet moeten worden en op welke wijze de gegevens verstuurd dienen te worden.

De oplossing
De [e]Invoicing module van 20/20 vision kan de volledige factuurverzending overnemen van ieder financieel systeem en facturen in XML (extended markup language), PDF en/of TIF formaat aan de klant beschikbaar stellen. Daarnaast blijft er de mogelijkheid om facturen te printen voor klanten die nog niet zo ver zijn. De [e]Invoicing module ondersteunt dus de overstap van papieren naar elektronische facturatie. Deze volledige webbased oplossing van 20/20 vision ondersteunt meerdere entiteiten en maakt het mogelijk uw facturen te verzenden via de fysieke post, e-mail, FTP of aan te bieden via een eigen klant portal.

De elektronische factuur
De elektronische factuur bestaat uit een getekende PDF waardoor de wettelijke geldigheid gewaarborgd is. Wanneer er een geheel geautomatiseerde communicatie mogelijk is tussen de leverancier en de klant, kan gebruikt gemaakt worden van flexibel in te stellen XML-berichten (extended markup languague). Klanten zonder XML-import module ontvangen een getekende PDF. In het ideale geval ontvangen klanten zowel de digitale factuur (in PDF), om de wettelijke geldigheid te borgen en de XML-versie voor automatische verwerking.

De voordelen
De 20/20 vision [e]Invoicing module bespaart niet alleen postzegels, enveloppen, briefpapier en inkt, het scheelt ook nog eens veel handwerk bij het verwerken van facturen. Zoekgeraakte facturen behoren vanaf nu tot het verleden, want het is zeker dat deze direct bij de verantwoordelijke afdeling binnenkomen. Misschien nog wel belangrijker is dat de klant sneller over de factuur beschikt, waardoor de deze sneller wordt betaald en de cashflow verbeterd. Voor de ontvanger, is het met de XML-factuur bovendien mogelijk om de gegevens automatisch te verwerken in het financieel systeem, waardoor invoer- en verwerkingsproblemen worden voorkomen.

Het ministerie van Economische Zaken heeft berekent dat elektronisch factureren in Nederland een kostenbesparing van 600 miljoen euro zal opleveren.

Klik hier voor meer informatie over het factuurcongres