Elektronisch factureren met E-invoicing van 20/20 vision

Elektronisch factureren heeft veel voordelen voor zowel de verzender als de ontvanger van de elektronische factuur. De e-invoicing oplossing van 20/20 vision bespaart niet alleen postzegels, enveloppen, briefpapier en inkt, het scheelt ook nog eens veel handwerk bij het verwerken van facturen. De voordelen van de oplossing op een rij:

• zoekgeraakte facturen behoren vanaf nu tot het verleden; alle facturen komen direct bij de verantwoordelijke afdeling binnen;
• de klant beschikt sneller over de factuur, waardoor deze sneller wordt betaald en de cashflow van de leverancier verbetert;
• de ontvanger van een XML-factuur (extended markup language) kan de gegevens automatisch verwerken in het financiële systeem, waardoor invoer- en verwerkingsproblemen worden voorkomen.

Hoewel e-invoicing veel voordelen heeft voor de ontvanger van een factuur, vooral in het B2B segment, wordt elektronisch factureren nog beperkt toegepast. Organisaties zijn bang dat elektronische facturatie technisch complex is en een hoge investering vergt. De oplossing van 20/20 vision heeft succesvol laten zien dat elektronisch factureren eenvoudig en bereikbaar is. In een aantal eenvoudige stappen kan in het financiële systeem aangegeven worden voor welke debiteuren elektronische facturen aangemaakt moeten worden, welke gegevens omgezet moeten worden en op welke wijze de gegevens verstuurd dienen te worden.

Overstap naar elektronische facturatie

De e-invoicing oplossing van 20/20 vision is volledig webbased en kan de gehele elektronische facturatie overnemen van ieder financieel systeem. U kunt uw facturen verzenden via de fysieke post, e-mail of FTP, of aanbieden via uw eigen klantportal. De klant ontvangt facturen in XML-, PDF- en/of TIFF-formaat. Klanten die nog niet zo ver zijn, kunnen de facturen gewoon nog printen. Op deze manier ondersteunt de oplossing de overstap van papieren naar elektronische facturatie.

Elektronische factuur

In Nederland zijn er geen aanvullende wettelijke eisen meer aan een elektronische factuur. In veel andere Europese landen wel. Daar moet een PDF getekend worden met een elektronische handtekening. Deze getekende PDF waarborgt de wettelijke geldigheid en is geschikt voor klanten zonder importmodule. Wanneer de leverancier en de klant geheel geautomatiseerd communiceren, kunnen zij gebruik maken van flexibel in te stellen EDI- of XML-berichten. In het ideale geval ontvangen klanten zowel de digitale factuur in PDF-formaat als de EDI/XML-versie. Op die manier kan de klant facturen automatisch verwerken en is de wettelijke geldigheid gewaarborgd.