Contractmanagement

Bedrijven geven veel geld uit bij het verlenen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Uitbesteding op diverse gebieden neemt een grote vlucht. Steeds vaker wordt gekozen om met (interne) diensten zakelijke afspraken te maken over de te leveren diensten, producten en werken. Dit alles leidt in veel gevallen tot een forse toename van het aantal contracten en dus contractmanagement. Ook de verscheidenheid en complexiteit van leveranciersrelaties en contracten spelen in contractmanagement een belangrijke rol.

Als de inkt van het contract is opgedroogd, gaat iedereen echter weer over tot de orde van de dag en wordt contractmanagement overgedragen aan de diverse functionarissen binnen de organisatie.

Contractbeheer

Het niet zorgvuldig overdragen van het contractbeheer en de daarin opgenomen voorwaarden en SLA’s kan leiden tot discontinuïteit, frustratie en irritatie binnen de organisatie van opdrachtgever maar ook bij de opdrachtnemer (leverancier, dienstverlener of aannemer). Het is dan ook belangrijk om contractbeheer goed te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van een contract. Een adequaat opgezet en ingericht contractbeheer en het borgen van contractmanagement is daarom onmisbaar in iedere organisatie. Klein of groot. In feite is contractbeheer een onderdeel van informatiemanagement. Het gaat er immers om dat de juiste contractgegevens op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar zijn; adequaat contractbeheer.

Contract management software

Een beproefd middel om contracten te beheren is het implementeren van de contract management software van 20/20 vision. Met de beschikbare modules kunnen alle contracten worden vastgelegd en beheerd. De contractmanagement software van 20/20 vision bestaat uit twee onderdelen. De basis vormt het contractregister om het beheer van contracten mogelijk te maken. Hierin worden per contract alle belangrijke basisgegevens vastgelegd zoals contractnummer, contractsoort, looptijd, notificatieperiode en contractverantwoordelijke. Het gescande contract en alle verder te bewaren correspondentie kunnen bij het contract worden opgeslagen. Binnen het contractregister zijn legio notificatie mogelijkheden om ongewenste contractverlenging te voorkomen.

Met een uitbreiding op dit contractregister wordt een verdere integratie met de uitnutting van contracten mogelijk. Met deze extensie kunnen nieuwe contracten digitaal worden aangevraagd en goedgekeurd. Er kunnen contractregels worden toegevoegd en review taken worden uitgezet om de leverancierprestaties te kunnen beoordelen. De contractmanagement module werkt geïntegreerd met de inkoopmanagement module. Inkopers kunnen hierdoor mantelcontracten sluiten voor bepaalde inkopen. De software borgt dat deze inkopen bij de geselecteerde leveranciers terechtkomen. Maverick-buying komt niet meer voor en kwantumkorting wordt gerealiseerd.

Inkomende facturen worden bij het boeken gematched met de vastgelegde afspraken. Zo kan ook worden voorkomen dat facturen worden betaald voor niet bestaande of al lang opgezegde contracten. Met de  contractmanagement software van 20/20 vision kan direct na implementatie veel geld worden verdiend.