Budgetbewaking

In de meeste organisaties is men gewend om te werken met budgetmanagement. Volgens de definitie is budgetmanagement een interactieve afstemming tussen de wensen en de mogelijkheden maar in feite is budgetmanagement een manier om controle te krijgen op de cashflow. Om een organisatie draaiende te houden dient men zaken en diensten aan te schaffen. De verantwoordelijkheid om deze aanschaf te financieren wordt vaak op verschillende niveaus neergelegd en dat heeft vaak weer te maken met de mate van beheersbaarheid.

Budgettering; periodieke rapportage

De meeste financiële systemen hebben de mogelijkheid om budgetten vast te leggen en daarmee budgettering te faciliteren. In de budgettering wordt aan de hand van iemands bevoegd- en verantwoordelijkheden bepaald hoeveel deze persoon voor komend jaar aan beschikbare resources krijgt toebedeeld om zijn rol in de organisatie op een accurate manier te kunnen invullen. Inzicht in de uitnutting van de budgettering heeft deze persoon in realiteit meestal niet; de financiële administratie waarin de budgettering is vastgelegd is over het algemeen alleen toegankelijk voor finance medewerkers. Terwijl de uitgaven juist worden gedaan door medewerkers vanuit de business. Om toch inzicht te verschaffen in de budgettering krijgen deze medewerkers uit de business meestal op het eind van de maand een rapportage toebedeeld. Dit inzicht bestaat uit overzicht van de uitnutting van de toegedeelde budgetten, aan de hand van de gedane betalingen. Alle verplichtingen, in de vorm van geplaatste orders, die reeds zijn aangegaan worden in dit overzicht van de budgettering niet meegenomen en dat is niet correct. Deze posten drukken namelijk al wel op het nog beschikbare budget!

Budgetbewaking; actueel inzicht

Wanneer budgetbewaking wordt verplaatst naar de voorkant van het inkoopproces, aan de kant van de inkooporders, ontstaat een actueel budgetinzicht. Zodat de budgethouders de beoordeling van inkoopaanvragen kunnen toetsen aan de actuele stand van het budget.

Dit is precies wat de budgetmodule van 20/20 vision realiseert. Budgetten kunnen los in het systeem worden ingevoerd maar ook worden geïmporteerd vanuit het financieel systeem. De software oplossing van 20/20 vision is webbased, daardoor is de budgetinformatie voor de budgethouder overal en altijd toegankelijk. De software van 20/20 vision boekt goedgekeurde inkooporders, contracten en betaalde facturen direct af van het nog beschikbare budget. Hierdoor wordt budgetbewaking dynamisch en hebben budgethouders op ieder gewenst moment een actueel inzicht. Reserveringen op het budget voor grote projecten en verwachtte uitgaven kunnen verrassingen in de budgetbewaking voorkomen. Het geld is precies op de juiste plek op het juiste moment beschikbaar en daarmee wordt proactieve budgetbewaking gerealiseerd.

Organisaties leggen de budgetbewaking graag laag in de organisatie neer. Dit veroorzaakt verantwoordelijk gedrag over de zaken waar medewerkers zich mee bezig houden. Met de software oplossing van 20/20 vision kunt u de bevoegdheden delegeren zonder uw grip op het financiële reilen en zeilen te verliezen.