Op de eerste plaats hebben we – inclusief de wetgever- het met zijn allen e-factureren genoemd en niet e-ontvangen. Daarnaast bedenken we allerlei modellen om e-factureren aan te kunnen bieden. Zoals e-mail, web presentment, bankomgeving en EDI. En daarnaast zijn er allerlei initiatieven in binnen- en buitenland om het verzenden van elektronisch factureren te stimuleren. Maar eindigt e-factureren echt met het afleveren van de factuur?

Achtergrond
Wat op het eerste gezicht logisch is, hoeft niet altijd goed te zijn. En dat is ook een beetje het geval bij e-factureren. De vraag is namelijk of al die nadruk op het verzenden goed genoeg is om e-factureren de komende jaren een flinke vlucht te laten nemen. Natuurlijk, er zijn allerlei belemmeringen en vooronderstellingen die weggeruimd –moeten- worden. Zoals onduidelijke fiscale wetgeving, gebrek aan standaarden, onbekendheid en de veronderstelde complexiteit. Maar, al deze belemmeringen en vooronderstellingen hebben de eigenschap dat ze zich vooral op het verzenden van facturen richten.

De vraag is, wat wordt er gedaan om het ontvangen van elektronische facturen te stimuleren? Mogelijk ligt daar een kans voor versnelde groei van de adoptie en het gebruik van e-factureren. Dit vraagt om wat uitleg.

Er zijn twee concrete aanwijzingen dat de ontvanger een sleutelrol speelt bij e-factureren. Op de eerste plaats geeft de wet weer dat de ontvanger akkoord moet gaan met het ontvangen van een elektronische factuur. Dit geldt vooral bij betaalfacturen: facturen op basis waarvan de betaling geïnitieerd moet worden.

De tweede aanwijzing komt van de ontvangers zelf. Consumenten worden ook nog niet warm van de argumenten om hen over te halen over te stappen op e-factureren. Bij bedrijven en organisaties speelt iets anders. En als dan wordt overgestapt op het ontvangen van e-factureren, dan willen ze graag de factuurgegevens kunnen verwerken in hun administratie. Omdat dit zo enorm veel besparing met zich meebrengt.

Het effect van e-factureren
We laten de consumentenomgeving voor wat het is en kijken naar het effect van e-factureren in de zakelijke omgeving. Daar valt op dat normaliter elke verkoopfactuur voor de verzender een inkoopfactuur is voor de ontvanger. Als we hierop e-factureren op loslaten dan wordt elke elektronische verkoopfactuur voor de verzender een elektronische inkoopfactuur voor de ontvanger.

De groei van e-factureren levert ons op dat er steeds meer elektronische inkoopfacturen komen. Dat is niet erg, want dat betekent dat de voorwaarden worden geschapen voor ketendigitalisering. Ketendigitalisering betekent dat ketens (zoals verzenders en ontvangers) door middel van digitale middelen strakker op elkaar worden aangesloten, wat weer allerlei voordelen oplevert voor de deelnemers in die keten.

Maar, om ketendigitalisering en de bijbehorende voordelen te realiseren, moeten we niet alleen aandacht besteden aan het elektronisch kunnen verzenden van de facturen, maar ook aan het elektronisch kunnen verwerken van die facturen. Zoals gezegd ervaart de consument geen echt financieel voordeel bij het overstappen op het ontvangen van elektronische facturen. De bedrijven en organisaties compenseren dat in ruime mate.

Uit onderzoek is namelijk naar voren gekomen dat een bedrijf of organisatie ten minste vier keer meer kan besparen per goed ontvangen en te verwerken elektronische factuur dan de verzender. Deze besparing vloeit voort uit de kostenplaatsen, boekstuknummers, factuurregels, pakbonnen en andere aspecten waar factuurverwerking mee gepaard gaat. Dus als een verzender € 2 per factuur kan besparen, dan kan de verzender de ontvanger € 8 helpen besparen.

De ontvanger als sleutelpositie wordt daardoor niet alleen door de wet ingegeven, maar bij bedrijven en organisaties ook door een sterk financieel argument.

Verwerken van elektronische inkoopfacturen
Op een rij:

• e-factureren is beloftevol;
• een verkoopfactuur van de verzender wordt een inkoopfactuur voor de ontvanger;
• een goed te verwerken elektronische inkoopfactuur levert voor de ontvanger veel financieel voordeel op;
• de ontvanger moet akkoord gaan met het ontvangen van elektronische facturen.

Er is een tweetal mogelijkheden om deze elektronische inkoopfactuur goed te kunnen ontvangen en verwerken:

• er voor zorgen dat deze langs het juiste kanaal en in het juiste formaat kan worden ingelezen in het financiële pakket.
  Billing Service Providers kunnen dit als ‘supervertalers’ erg goed. Daarnaast bieden banken in samenwerking met online boekhoudpakketten ook interessante modellen.
• zorgen dat er een (lees:1) standaard komt waarmee binnen en tussen ketens kan worden gecommuniceerd.

Dit is erg gewenst en waardevol. De vraag is of we met realiteitszin kunnen verwachten dat dit binnen een aantal jaar zal worden gerealiseerd.

In beide gevallen blijft het ongemakkelijke gevoel bij de ontvanger bestaan dat hij of zij ‘een hoopje elektronische financiële gegevens heeft ontvangen dat meteen in het financiële systeem terecht is gekomen’. Dit gevoel heet ook wel ‘lights out processing’.

Slot: het belang van factuurautomatisering bij e-factureren
Factuurautomatisering kan een hele belangrijke rol spelen bij e-factureren. Factuurautomatisering kan er allereerst voor zorgen dat een elektronisch ontvangen ‘hoopje elektronische financiële gegevens’ op het scherm zichtbaar kan worden gemaakt. Zo wordt het ongemakkelijke gevoel van ‘lights out processing’ weggenomen. Daarnaast zorgt factuurautomatisering er ook voor dat de factuur en haar regels worden gekoppeld aan de gewenste posten, nummers, stukken en administraties. En daarnaast kan er ook nog een workflow systeem aan gekoppeld worden om een elektronische factuur ook elektronisch te accorderen. Wel zo handig.