1. Facturen scannen

U kunt facturen scannen en vervolgens laten lezen door middel van OCR (Optical Character Recogition). OCR-software herkent gegevens als de crediteurgegevens of het inkoopordernummer op de inkoopfactuur en zorgt ervoor dat 20/20 vision een codeervoorstel kan doen. Hiermee wordt veel tijd bespaard in vergelijking met het handmatig ingeven van factuurregels.

Het scannen en herkennen (m.b.v. OCR) van facturen zal voorlopig de meest gebruikte methode blijven om de inhoud van een factuur te verwerken. Dit zal net zo lang duren als de papieren factuur blijft bestaan. Elektronisch factureren (XML) is echter snel terrein aan het winnen vanwege de vele voordelen boven het scannen van facturen. Alhoewel facturen scannen en herkennen middels OCR nu nog met succes wordt toegepast om de verwerking van facturen te versnellen zal naarmate de XML standaard steeds meer wordt toegepast, deze methodiek snel worden overtroffen. Hoe dan ook, onze huidige programmatuur kan het gebruik van beide systemen goed ondersteunen.

2. Facturen goedkeuren

Automatisch facturen verwerken wordt geoptimaliseerd door middel van een ‘onder water’ procuratiemodel dat is ingericht volgens de procuratieregels die binnen uw organisatie gelden. Hiermee worden de facturen automatisch gedistribueerd naar de juiste budgethouders, inkopers of een ieder die volgens uw procuratieroute de factuur moet goedkeuren.

3. Status van de factuur

Tijdens het goedkeuringsproces is de status van de inkoopfactuur te allen tijde inzichtelijk. Automatisch facturen verwerken zorgt ervoor dat uw facturen gegarandeerd nooit meer kwijtraken. De facturen in omploop zijn flexibel opvraagbaar uit het archief: per crediteur, per medewerker, per periode enz.

4. Koppeling financieel systeem en digitaal archiveren

Goedgekeurde inkoopfacturen worden netjes overgezet (geboekt) naar uw financiële systeem en duurzaam digitaal gearchiveerd. U kunt via vrije selecties onder alle denkbare noemers de factuur weer oproepen. Daarnaast kan het archief fungeren als een volledig digitaal inkoopdossier.

Automatisch facturen verwerken bespaart uw organisatie niet alleen veel geld, maar levert veel efficiëntie, gebruiksgemak en tijd op. Door onze gedegen achtergrond en grondige kennis van financiële bedrijfsvoering kunt u er op rekenen dat ons systeem uw administratieve processen, boekingsmethodieken etc. in alle opzichten ondersteunt.

Wilt u meer weten over onze software voor kostenbesparende factuurverwerking? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.