Wat betekent 20/20 vision voor u en uw collega's?

20/20 vision voor algemeen management

De term ‘20/20 vision’ staat voor het meest scherpe zicht dat iemand kan hebben. Wij gebruiken de term 20/20 vision vanuit het gezichtspunt dat u 100% scherp zicht krijgt op uw ingaande en uitgaande geldstroom. Met de software oplossing van 20/20 vision heeft u controle over uw budgetten, contracten, declaraties, inkoopbeleid, factuurverwerking en betalingen. Bovendien krijgt u de mogelijkheid financiële documenten flexibel en elektronisch te versturen. 20/20 vision biedt uitstekende oplossingen voor uw administratieve organisatie, interne controle en crediteuren administratie.

Administratieve organisatie

De administratieve organisatie coördineert het functioneren van uw bedrijf. Wat is de cashflow? Hoeveel verplichtingen heeft u uitstaan? Loopt u nog binnen budget? De flexibele oplossing van 20/20 vision optimaliseert dit hele proces, van budget tot betaling. Met 20/20 vision krijgt uw administratieve organisatie de mogelijkheid om het inkoopbeleid op basis van uw jaarbegroting stuurbaar en controleerbaar te maken.

Interne controle

Het zorgen voor transparante en controleerbare bedrijfsprocessen, de interne controle, wordt steeds belangrijker voor het goed reageren op ontwikkelingen die uw bedrijf raken. Binnen de interne controle is het heel belangrijk om de norm vast te stellen (budget) en deze te toetsen aan de werkelijkheid (contract, inkooporder en factuur). 20/20 vision maakt deze interne controle voor het inkoopproces mogelijk door middel van het vastleggen, afdwingen en controleren van procedures. Met 20/20 vision krijgt u daardoor als bestuurder grip op de interne controle, gaat u frauduleuze handelingen tegen en is uw aansprakelijkheid gedekt.

Crediteurenadministratie

De verwerking van inkomende facturen is een tijdrovende, foutgevoelige en kostbare aangelegenheid die plaatsvindt op de crediteurenadministratie. Met 20/20 vision digitaliseert u dit papieren proces en maakt u de crediteurenadministratie sneller en kwalitatief beter. Het kwalitatieve effect is tweeledig: medewerkers besparen tijd doordat processen automatisch gebeuren (bijv. herkenning van facturen en automatische codering), terwijl ze tegelijkertijd minder tijd kwijt zijn aan het najagen van facturen en het beantwoorden van vragen van leveranciers. Zo maakt 20/20 vision uw crediteurenadministratie sneller en beter.

Relevante links

20/20 vision voor financieel professionals

20/20 vision helpt u bij het verbeteren van uw administratieve proces van budget van betaling, waardoor u fraude voorkomt en bespaart op de administratieve afhandeling. De interne beheersing bij het verwerken van inkoopfacturen bestaat uit het toevoegen van een handtekening van mandaathouders en een controle met de betaallijst. Dit proces is meestal gestandaardiseerd. Vooral de controle met de gegevens op de betaallijst is een lastige en tijdrovende klus die maar al te vaak leidt tot steekproefsgewijze controle of het ontbreken van controle. De software oplossing van 20/20 vision bevat daarom diverse controlemogelijkheden die het proces aanzienlijk vergemakkelijken.

Interne beheersing

20/20 vision heeft in haar systeem een aantal controlemogelijkheden ingebouwd om fraude te voorkomen. Zo maakt 20/20 vision voor het uitvoeren van het applicatiebeheer onderscheid tussen twee soorten beheerders. Ten eerste de systeembeheerder, die nieuwe gebruikers¬codes aanmaakt en standaard instellingen wijzigt. Het tweede soort beheerder kan als enige procuratieregels en het organigram wijzigen. Meestal is deze beheerder een financieel manager. In het operationele proces heeft deze beheerder ook de gelegenheid om bankrekeningen bij nieuwe en gewijzigde crediteurrecords te controleren via een standenregister. Op deze wijze maakt 20/20 vision verregaande functiescheiding mogelijk.

Fraude voorkomen

20/20 vision vereist een digitale handtekening bij het goedkeuren van inkopen en facturen. Hierdoor weet u altijd zeker dat er niet iemand anders achter de computer van de goedkeurder zit.
Aan het eind van het proces vindt er een betaalcontrole plaats. De betaalgegevens die het financiële systeem genereert, worden in 20/20 vision geïmporteerd. Daarbij vergelijkt 20/20 vision de essentiële gegevens van de betalingen met de goedgekeurde factuurgegevens in 20/20 vision. Het systeem geeft discrepanties weer in gegevens zoals het factuurtotaal, bankrekeningnummer en de status in de workflow. Het proces voor de betaalcontrole bestaat maximaal uit vier stappen: aanmaken en controle, eerste en tweede autorisatie en administratieve afronding. Zodra de controle is afgerond, worden de inkoopdossiers afgesloten en krijgen ze de status ‘betaald’.

Veilig online werken

Budgethouders en materiedeskundigen gebruiken een zogeheten WEB-client om hun inkopen en inkoopfacturen te fiatteren. De WEB-client van 20/20 vision kent drie verdedigingslinies tegen mogelijke inbreuk op de beveiliging. 20/20 vision verstuurt gegevens dus alleen beschermd over het netwerk, waardoor onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens.

Relevante links

20/20 vision voor inkoop professionals

Grip op inkoop

Automatisering van het operationele inkoopproces geeft u grip op uw inkoop. Voor u als inkoper bekent dit dat u de inkoop kunt professionaliseren. De software stelt u in staat om inkoopcategorieën te definiëren. Deze categorieën worden gebruikt om de verschillende inkoopstromen te kanaliseren en spendanalyses uit te voeren. De software dirigeert een inkoopstroom op basis van de categorie naar de juiste leverancier, waardoor u als inkoopprofessional in staat bent om mantelcontracten te sluiten. Maverick buying behoort tot de verleden tijd en u kunt kwantumkorting bedingen bij uw leverancier. De digitale 3-wegmatch maakt het mogelijk om leverancierprestatiemetingen te doen en dit mee te nemen in uw onderhandelingen en beoordelingen. Tot slot maakt 20/20 vision spendanalyses mogelijk, doordat er inkoopcategorieën gedefinieerd zijn. Hierdoor kunt u horizontaal over de inkoopcategorieën kosten analyses uitvoeren. Besparingsmogelijkheden zijn zo te berekenen en te realiseren.

Contractbeheer

De processoftware van 20/20 vision waarborgt de juiste uitnutting van uw contracten en vergemakkelijkt administratieve handelingen. Sourcing en het afsluiten van contracten is een specialiteit op zich. Het begint met specificeren, selecteren en contracteren. Daarna moet de uitnutting van het contract een plek krijgen in het operationele inkoopproces. Met de processoftware van 20/20 vision zijn inkooporders en facturen eenvoudig te controleren aan de hand van het gesloten contract. Hierdoor kunnen inkopers zich concentreren op hun toegevoegde waarde. Ook ongewenste contractverlenging behoort met de software van 20/20 vision tot het verleden. De contracteigenaar krijgt ruim voor de prolongatiedatum een notificatie van 20/20 vision dat het contract automatisch dreigt te verlengen.

Inkoop professionalisering

Verloopt uw inkoop nu chaotisch en wilt u professionaliseren? Het operationele inkoopproces is een goed startpunt. Gemak voor de interne klanten en inkopers staat voorop in de software van 20/20 vision. Volgens Gerco Rietveld, schrijver van hét managementboek van 2010, Inkoop, een nieuw paradigma, is het operationele inkoopproces een goed startpunt voor inkoop professionalisering. In zijn boek stelt hij dat een inkoper pas toegevoegde waarde kan gaan leveren aan de organisatie nadat de coördinerende inkooptaak is ingevuld. Dat wil zeggen dat er geborgd is dat de juiste spullen, op de juiste momenten, tegen goede voorwaarden worden ingekocht zodat het bedrijfsproces door kan gaan. Met andere woorden, dat niemand hoeft te wachten totdat benodigdheden worden geleverd. 20/20 vision helpt u als inkoper om deze coördinerende taak eenvoudig in te vullen. Hierdoor kunt u zich concentreren op de toegevoegde waarde die professioneel inkopen de organisatie levert. In het inkoopmodel van Kraljic betekent dit, dat u zich als inkoper minder bezig hoeft te houden met routineproducten die een laag risico representeren en weinig invloed hebben op het financiële resultaat. In plaats daarvan kunt u zich concentreren op hefboom- en strategische producten, welke een grotere impact hebben op de financiële resultaten en een groter risico voor de organisatie zijn. Met 20/20 vision optimaliseert u het operationele inkoopproces. Waardoor u zelf meer tijd krijgt om u op tactisch en strategisch inkopen te concentreren.

U kunt hier meer lezen over onze software voor inkoopmanagement en contractmanagement.

Model Kraljic

20/20 vision voor IT professionals

Als IT'er of systeembeheerder binnen een organisatie krijgt u continu te maken met veranderingen. Systemen krijgen een update of worden vervangen, er komen nieuwe systemen en applicaties bij en gebruikers moeten worden opgeleid. 20/20 vision herkent dit en ondersteunt u waar nodig bij de techniek, het beheer en de updates van onze software.

De techniek van 20/20 vision

Wanneer u begint met de implementatie van 20/20 vision binnen uw organisatie, dan krijgt u om te beginnen te maken met de techniek achter 20/20 vision. In de basis bestaat het systeem uit een “backoffice” deel en een “frontoffice” deel:

onder de backoffice verstaan wij de mensen die de facturen ontvangen, scannen en coderen, evenals de personen die de inrichting en het beheer van de applicatie verzorgen. De backoffice draait op een Windows pc of (terminal) server. Hierdoor is het ook mogelijk om dit deel op afstand aan te bieden;
de frontoffice is geheel webbased. U gebruikt de frontoffice om de procuratie uit te voeren, koopaanvragen te doen en het archief te raadplegen. De frontoffice maakt gebruik van Microsoft Internet Explorer in combinatie met een plug-in voor het beveiligen van wachtwoorden en pincodes. Deze techniek is uitermate geschikt voor gebruik op andere locaties: zelfs thuis kunnen uw collega’s inloggen in 20/20 vision.

De techniek achter beide delen is gebaseerd op bewezen Microsoft technologie. 20/20 vision heeft hier jarenlange ervaring mee en maakt hier optimaal gebruik van.

Beheer van 20/20 vision

Het beheer van 20/20 vision ligt in eerste instantie bij de applicatiebeheerder. 20/20 vision verzorgt natuurlijk een uitgebreide training voor deze beheerder, dit maakt deel uit van de implementatie binnen uw organisatie. Mocht de beheerder er desondanks niet uitkomen, dan schiet onze supportafdeling graag te hulp. Lees hier meer over het onderhoud van 20/20 vision.

20/20 vision streeft ernaar om regelmatig een update van de software uit te brengen. Updates bevatten nieuwe modules en verbeteringen van bestaande functionaliteit. U bent niet verplicht om updates uit te voeren; voorgaande versies blijven altijd nog geruime tijd ondersteund. Normaal gesproken verzorgen onze consultants de implementatie van een update. De consultant installeert samen met u de nieuwe software en brengt u en uw applicatiebeheerder(s) op de hoogte van de wijzigingen in functionaliteit.

In alle gevallen maken wij het voor u als IT’er of systeembeheerder zo makkelijk mogelijk. U hoeft niet alle ins en outs van 20/20 vision te kennen, daarvoor kunt u een beroep op ons doen. Zo kunt u onbezorgd werken met 20/20 vision en optimaal profiteren van de voordelen die onze software biedt.

Relevante links

20/20 vision; samenwerking met de ERP leverancier

Inmiddels ondersteunen bijna alle organisaties hun financiële management met een geëigend ERP-systeem. Afhankelijk van de branche waarin u opereert, zijn dit generieke financiële systemen of oplossingen die specifiek voor verticale marktsegmenten zijn geproduceerd. De oplossingen van 20/20 vision kunt u beschouwen als een welkome aanvulling op het ERP-systeem.

Koppelen van 20/20 vision met ERP-systeem

20/20 vision neemt u veel werk uit handen: het hele proces van budgetallocatie aan de juiste budgethouders tot en met de uiteindelijke betaling aan uw leverancier. Via eenvoudige werkstromen wordt het proces volledig geautomatiseerd, inclusief het verdelen van de budgetten, het optimaliseren van het inkoopproces en het verwerken van binnenkomende facturen (elektronische en papieren). U kunt uw betaling aan uw leverancier klaar laten zetten in het ERP-systeem en laten uitvoeren nadat de facturen zijn goedgekeurd en gecontroleerd op juiste levering conform inkoopaanvraag. 20/20 vision zorgt ervoor dat alles in real-time gebeurt, binnen de gestelde budgetten en natuurlijk op tijd. U beschikt dus altijd over een up-to-date elektronisch archief.

20/20 vision heeft meer dan 10 jaar ervaring met het koppelen aan zowel generieke als branch-specifieke ERP-systemen. Menig bedrijf in uw branche heeft de voordelen van de moderne software oplossing van 20/20 vision al ervaren, inclusief de eenvoudige koppeling aan het ERP-systeem.

Wat betekent 20/20 vision voor u?

Een koppeling van 20/20 vision met uw ERP-systeem heeft veel voordelen:

een optimale relatie met uw leverancier;
kunnen onderhandelen over inkoopafspraken en betalingsvoordelen, doordat afspraken transparant zijn;
altijd werken binnen gestelde budgetten en per dag kunnen inzien waar uw organisatie staat op financieel gebied;
geen facturen meer kwijtraken en de papieren rompslomp om het financiële systeem heen tot het verleden kunnen verklaren;
een elektronisch archief hebben dat direct kan worden gebruikt, zowel intern als extern door uw accountants.

Allemaal dankzij een eenvoudige koppeling van uw ERP-systeem met de Budget2Pay oplossing van 20/20 vision.